Management Assistent(e)

Veelzijdige management assistent(e) gevraagd!

Solliciteer direct

Aangenaam! Wij zijn ditp Beheer en Exploitatie, dé specialist op Network, Security, Cloud en Analytics voor het midden en groot bedrijf in Nederland en daarbuiten.

Bij ditp staan klanten altijd op de eerste plaats, maar wij vinden onze collega’s net zo belangrijk. We zoeken daarom iemand die aansluit bij ons gemotiveerde team,  een energiek en gedreven managementassistent voor 3 dagen per week.

Wij zijn een groeiende IT-organisatie met 25 medewerkers en zijn ambitieus.
Het goed functioneren van de administratieve backoffice is van levensbelang voor ons groeiende bedrijf.
Je vervult een centrale rol binnen de organisatie en vindt het leuk om zaken te organiseren en te regelen.
Je durft mensen aan te spreken en verantwoordelijkheid te nemen. Je bent een teamspeler en bouwt een band op met de directie en de collega’s.

De functie ressorteert direct onder de directeur.

 Dit ga je doen

 

Communicatie en planning
  • Agendabeheer: plannen, agenderen en coördineren van afspraken en attenderen op nakoming hiervan voor directie;
  • Mailboxbeheer: (meelezen en prioriteren) voor directie;
  • Je handelt zelfstandig telefoonverkeer af en beoordeelt op relevantie en prioriteit voor directie;
  • Onderhoudt contacten met in- en externe relaties;
  • Bereidt voor, plant, organiseert en notuleert vergaderingen en besprekingen;
  • Plannen en organiseren van kleine en middelgrote bijeenkomsten en evenementen;
  • Screent en beoordeelt inkomende documenten op belang, prioriteit en aard van afhandeling;
  • Handelt inkomende en uitgaande correspondentie af, dan wel legt voor afhandeling voor aan de juiste persoon;
  • Werkt e-mails, brieven, memo’s en mededelingen uit.
Sales
  • Levert inhoudelijke ondersteuning aan Sales;
  • Onderhandelt aan de inkoopkant met leveranciers en plaatst bestellingen;
  • Stelt (concept) offertes op;
  • Stelt (concept) contracten (Service Level Agreements) op;
  • Ontwikkelt Sales rapportages o.b.v. informatiebehoefte management en teams;
  • Draagt Sales orders over aan Finance;
  • Rapporteert over prestaties Sales;
  • Is ondersteunend bij het uitwerken van marketingcampagnes;
  • Rapporteert over prestaties per productgroep, team, contract, klant.
Administratie, controle en rapportage
  • Stelt specifieke management rapportages op;
  • Zorgt voor (het laten) documenteren en archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal;
  • Signaleert knelpunten in de uitvoering van werkzaamheden en bespreekt deze met leidinggevende;
  • Controleert urenregistraties van medewerkers en zorgt voor tijdige en kwalitatieve beschikbaarheid daarvan voor het facturatieproces;
  • Het plaatsen van bestellingen (boodschappen, boeketten, fruitmanden, bol.com bonnen, kerstgeschenken etc.);
  • Verzorgt verzendingen naar klanten;
  • Voert het administratief beheer over de laptops en mobiele telefoons van de medewerkers;
HRM
  • Is de vervanger van de HRM medewerkster bij afwezigheid.

Werkplek beheer

Dit vragen wij

  • Een afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO+ niveau;
  • HBO werk- en denkniveau;
  • Minimaal 2-3 jaar soortgelijke ervaring als management assistant/secretaresse, bij voorkeur in de ICT branche;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Goede kennis van de Office programma’s; Word, Outlook, Excel en PowerPoint;
  • Proactieve houding en een flexibele instelling;
  • Snel kunnen schakelen tussen diverse werkzaamheden;
  • Stressbestendig en accuraat kunnen werken;
  • Dienstverlenend en servicegericht;
  • Je bent flexibel en stelt de juiste prioriteiten;
  • Integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Dit bieden wij

  • Een uitdagende functie voor 24 uur per week;
  • De functie is met het oog op vast;
  • Salarisbandbreedte: €2200,- tot €3500,- bruto op basis van 40 uur;
  • Salaris is afhankelijk van leeftijd en ervaring;
  • De reiskosten worden volledig vergoed op basis van OV 2e klasse;
  • De werktijden zijn van 8.30 tot 17.00 uur;
  • Bij indiensttreding krijg je een goede pensioenregeling en winstdeling op jaarbasis.
Vacature

Solliciteer direct

Is je interesse gewekt?

Neem dan snel contact met ons op en stuur je CV en motivatie naar Johan van Winden, Directeur ditp, via j.van.winden@ditp.nl. Voor meer informatie kun je ook reageren via onderstaand formulier.

Upload via onderstaande button je cv: